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Schreddern Sie Ihre Ordner und Dokumente
Hier kommt die digitale, platzsparende und gesetzeskonforme Aufbewahrungsart für Ihre Geschäftsunterlagen
Mit OSS ECM machen Sie es sich, Ihren Mitarbeitern, Ihrem Steuerberater und sogar einem Betriebsprüfer einfach, da Sie Ihre Dokumente GoBD-konform und revisionssicher digital archivieren.
Automatisierte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
Bequeme und blitzschnelle Dokumentensuche
Eine häufig unterschätzte Anforderung:
die rechtliche Aufbewahrungspflicht
Jeder Geschäftsvorfall in der Buchhaltung ist akribisch zu erfassen.
Unabhängig davon, ob Sie nach § 238 HGB buchungspflichtig sind oder ob einer Einnahme-Überschuss-Rechung (EÜR) ausreicht, sind Sie verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall akribisch in Ihrer Buchhaltung zu erfassen.
Zudem ist gesetzlich festgesetzt, geschäftliche Unterlagen 6 bis 10 Jahre aufbewahren zu müssen. Hierzu gehören:
Eine rechts- und revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist zwingend notwendig und wird im Fall einer Betriebsprüfung kontrolliert.
Wer die Erfüllung dieser Pflicht dann nicht nachweisen kann, riskiert ein Verfahren wegen Verletzung der Aufbewahrungspflichten.
Die Folgen können sein:
OSS ECM ist eine einfache und sichere Möglichkeit, der rechtlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen
OSS ECM steht für Object Store System und ist ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System zur digitalen, rechtssicheren und GoBD-konformen Dokumentenarchivierung.
Vorhandene Dokumente können mit dem Scanner digitalisiert und archiviert werden.
Einfache Integration
OSS ECM lässt sich mit wenigen Klicks als Netzwerkordner einbinden und wie ein normaler Ablageordner nutzen.
Kinderleichte Bedienung
Bei der Verwendung von OSS ECM ist keine besondere Einarbeitung notwendig. Die Bedienung ist intuitiv und einfach.
Blitzschnelle Suche
Sie finden Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden – bei der Suche berücksichtigt OSS ECM sogar handschriftliche Notizen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Einfachste Integration und Anwendung
Die einzelnen Module des OSS ECM machen die Archivierung sicher und komfortabel.
OSS ECM Archiv
Die Hauptanwendung. Manuelle Erstellung, Anzeige und Recherche zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen von Unterlagen in elektronischer Form sowie deren Datenzugriff nach GoBD. Alle Relevanten Funktionen zur Revisionssicheren Aufbewahrung sind vorhanden.
Läuft in allen modernen Browsern und auf allen gängigen Systemen (Linux, OSX, IOS, Android,
Windows).
OSSECMFolderService
Worker-Dienst zur Dateiarchivierung in spezifischen Ordern unter Windows. Läuft auf allen .Net-fähigen Systemen. Kopieren Sie die Dateien einfach in einen Ordner, der automatisch archiviert wird – perfekt geeignet für die Funktion „Scan-to-Network-Folder“ von Multifunktionsgeräten.
(Befindet sich derzeit in der Entwicklung)
OSSECMOCFService
Worker-Dienst als Schnittstelle zum sicheren Archivieren aus Anwendungen heraus. Läuft auf allen .Net-fähigen Systemen. Dieser Dienst liest das OSS-ECM-Datenformat und bietet sowohl eine API als auch ein Client-Modul, um weltweit ohne VPN relevante Daten aufzunehmen.
OSSECMOCFClient
Konsolenanwendung, z. B. zur einfachen Integration im Windows-Explorer oder dem MAC-OSX-Finder. Diese Anwendung kann sehr einfach im Explorer oder Finder bzw. im Windows-Aufgabenplaner verwendet werden, um einfache Archivierungsvorgänge per Mausklick oder zeitgesteuert über den Aufgabenplaner abzuarbeiten.
OSSECMOutLook
MS-Outlook-Add-In. Kann im Windowssystem eingesetzt werden, um in Outlook PDFs, Word- und Excelanhänge revisionssicher zu archivieren.
OSSECMScanService
Dienst zum Einscannen von Dokumenten am lokalen Arbeitsplatz. Wird benötigt, um einen Arbeitsplatzscanner, der das TWAIN-Protokoll unterstützt, an das OSS-ECM-Archiv anzubinden.
OSSECMIndexService
Worker-Dienst zur Verschlagwortung von OSS-ECM-Dokumenten. Wird benötigt, um Texte in PDF-Dateien (inkl. eingebetteter Images), TIFF-Images, Worddokumenten (.docx) und Exceldokumenten (.xlsx) zu erkennen und dem System für die Volltextsuche zur Verfügung zu stellen. Wird über den OSSECMIndexClient gesteuert.
OSSECMIndexClient
Mit dieser Konsolen-App wird der OSSECMIndexService gesteuert, um z. B. im Fünfminutentakt über den Aufgabenplaner nach nicht indizierten Dokumenten zu suchen. Steuert den Windowsdienst OSSECMIndexService.
OSSECMMailArchiveService
Worker-Dienst zur Abfrage von E-Mails innerhalb einer Shared-Mailbox. Mit diesem Dienst werden Shared-Mailboxen in Office365 oder im lokalen Exchange auf neue E-Mails abgefragt. Existiert ein relevanter Eintrag (anhand des Subjects oder einer Bodyzeile) wird diese automatisch archiviert. Hiermit wird es sehr leicht, aus fremden Systemen eine E-Mail mit PDF-Anhang zu senden, um diese automatisch revisionssicher zu archivieren.
In 3 Schritten zur digitalen Archivierung
Wir stehen Ihnen bei der Integration als Ansprechpartner zur Seite.
01
Dokumente einscannen
02
Dokumente im OSS-ECM-Archiv ablegen
03
Dokumente bei Bedarf blitzschnell wiederfinden
OSS ECM begeistert Geschäftsführer und Mitarbeiter gleichermaßen
"Endlich finden wir unsere Dokumente wieder nach dem Einführen von OSS. Und mit dem Scan-Service hatten wir nicht einmal Arbeit damit, unsere alten Dokumente einzuscannen."
Karin Leiste
Geschäftsführerin der MAC Event GmbH
"OSS ist super einfach in der Bedienung und erleichtert die Kommunikation zwischen dem Kunden und uns als Steuerbüro enorm.“
Kurt Berscheidt
Steuerbevollmächtigter
Der Einsatz von OSS ECM im beruflichen Alltag
Mit OSS ECM stehen Ihnen mit einem Klick alle Dokumente zur Verfügung, was Ihnen ein unkompliziertes papierloses Arbeiten ermöglicht.
Fallbeispiel: Betriebsprüfung
Im Fall einer Betriebsprüfung stellen Sie den Betriebsprüfern mit einem Klick alle geforderten Dokumente zur Verfügung.
Fallbeispiel: Dokumentensuche
Statt lange in den Buchhaltungsordnern zu suchen, finden Sie die gewünschten dank der starken Verschlagwortung und der OCR-Volltextsuche, die sogar handschriftliche Notizen erkennt, blitzschnell.
Fallbeispiel: Steuerberater
Für eine schnelle und reibungslose Zusammenarbeit geben Sie Ihrem Steuerberater einfach Zugriff auf Ihr Archiv – ganz unkompliziert.
Jetzt kostenlose Demo anfordern
Lassen Sie sich von der innovativen und rechtssicheren Aufbewahrungsart Ihrer Geschäftsunterlagen begeistern.
Häufige Fragen und Antworten
Alle Unterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, müssen revisionssicher archiviert werden.
Dazu zählen unter anderem:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Belege
- Bücher und Aufzeichnungen
- E-Mails
- Handelsbriefe
- …
Unterlagen revisionssicher zu archivieren bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Dokumente den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entspricht.
Dazu zählen:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
Die Richtlinie der GoBD schreibt vor, dass die archivierten Geschäftsunterlagen revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderung kann von herkömmlichen Speicherdiensten meist nicht gewährleistet werden.